Entente de traitement des renseignements personnels

1. Rôles

Le Locataire est responsable des renseignements personnels de sa propre clientèle et de ses employés qu'il saisit dans le service. Nous agissons comme sous-traitant : nous traitons ces renseignements uniquement pour son compte et selon ses instructions, aux seules fins de fournir le service.

2. Objet, durée, nature et finalité

• Nature : hébergement, stockage, organisation, consultation, sauvegarde et suppression de renseignements, dans le cadre des fonctions souscrites.
• Finalité : permettre au Locataire d'exploiter son entreprise (réservations, ventes, clientèle, inventaire, comptabilité, paie, marketing, etc.).
• Durée : la durée de l'abonnement, plus les délais de conservation prévus.

3. Catégories de personnes et de renseignements

Personnes concernées : la clientèle du Locataire, ses employés, ses fournisseurs. Renseignements : selon l'usage du Locataire — nom, coordonnées, historique de rendez-vous et d'achats, préférences, renseignements de paie pour les employés, jetons de paiement (conservés de façon sécurisée par les processeurs), etc. Le Locataire s'engage à ne pas téléverser de renseignements sensibles au-delà de ce que le service prévoit.

4. Nos obligations

• Traiter les renseignements uniquement selon les instructions documentées du Responsable et pour fournir le service.
• Ne pas utiliser ces renseignements à nos propres fins ni les communiquer, sauf obligation légale (auquel cas nous en informons le Responsable si la loi le permet).
• Assurer la confidentialité : seules les personnes autorisées et tenues à la confidentialité y ont accès.
• Mettre en place des mesures de sécurité appropriées (voir section 7).
• Assister le Responsable, dans la mesure raisonnable, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, retrait) et à ses obligations en matière d'incidents et d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.
• Aviser le Responsable sans délai après avoir pris connaissance d'un incident de confidentialité touchant ses données, et collaborer aux mesures requises.
• Tenir un registre des catégories de traitements effectués pour son compte.

5. Isolation entre locataires

Le service est multi-locataire. Les données de chaque Locataire sont logiquement isolées : les mécanismes d'accès garantissent qu'un Locataire ne peut consulter les données d'un autre.

6. Sous-traitance ultérieure

Le Responsable autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs énumérés dans notre politique de confidentialité (notamment Supabase, Vercel, Stripe, Resend, Twilio, Square). Chacun est lié par des engagements de protection au moins équivalents. Nous informons le Responsable de tout ajout ou remplacement important, et il peut s'y opposer pour un motif raisonnable.

7. Sécurité

Mesures en place : chiffrement en transit (HTTPS/TLS), chiffrement des renseignements sensibles au repos, isolation des données par locataire, contrôle d'accès basé sur les rôles, authentification à deux facteurs pour les comptes administrateurs, journalisation, sauvegardes régulières, hébergement de la base de données au Canada (ca-central-1) et durcissement de l'infrastructure (pare-feu applicatif, limitation de débit).

8. Lieu d'hébergement et transferts

La base de données principale est hébergée au Canada. Certains sous-traitants peuvent traiter des données à l'extérieur du Québec; le cas échéant, nous prenons les mesures raisonnables pour assurer une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25.

9. Assistance à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Sur demande raisonnable, nous fournissons au Responsable les renseignements nécessaires pour réaliser une EFVP relative à son utilisation du service.

10. Retour et suppression des données

À la fin de l'abonnement, le Responsable dispose de 30 jours (période de lecture seule) pour exporter ses données (des fonctions d'export sont intégrées au service). Par la suite, conformément à notre politique de conservation, les renseignements peuvent être supprimés ou anonymisés, sauf obligation légale de conservation.

11. Démonstration de conformité

Sur demande écrite raisonnable, nous fournissons les renseignements nécessaires pour démontrer le respect de la présente Entente.

12. Préséance

En cas de contradiction avec les conditions d'utilisation quant au traitement des renseignements personnels, la présente Entente a préséance.

13. Nous joindre

Sous-traitant : 9570-9671 Québec inc., faisant affaire sous « Les Solutions BerrubeysOS ». Questions relatives à la vie privée : [email protected]. Responsable : le Locataire, tel qu'identifié à son compte BerrubeysOS.